Stosowanie kas fiskalnych online staje się coraz bardziej powszechne, co wynika z przepisów obejmujących systematycznie kolejne branże. Obowiązek wymiany tradycyjnych kas z papierowym czy też elektronicznym zapisem kopii na nowy typ urządzeń jest wprowadzany etapami, a kolejny nastąpi 1 lipca tego roku. Kogo tym razem będzie dotyczył? Czym dokładnie są kasy online i jaką przewagę mają nam zwykłymi urządzeniami? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Czym są kasy fiskalne online?
Kasy fiskalne online stanowią to nowoczesne urządzenia, które działają w oparciu o łącze internetowe. Użytkownik takiej kasy zobowiązany jest zapewnić stały dostęp do Internetu, aby kasa mogła łączyć się z Centralnym Rejestrem Kas, który prowadzony jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Centrum Rejestracji Kas, inaczej Repozytorium, gromadzi dane o dokonywanych transakcjach, takie jak paragony fiskalne, raporty dobowe, dokumenty niefiskalne, czy też informacje o przeprowadzonych przeglądach okresowych. Ponadto kasy te łączą się z CRK automatycznie co dwie godziny, bez wiedzy użytkownika. Jest to jednak tylko czas domyślny, ponieważ Repozytorium może zmienić harmonogram połączeń.
Jak w praktyce działają kasy online? Podobnie jak w przypadku tradycyjnej kasy drukowane są papierowe paragony, które są dodatkowo zapisywane w pamięci wewnętrznej urządzenia. Użytkownik kasy online nie ma do niej wglądu, co dodatkowo zabezpiecza przed ewentualnymi próbami oszustwa. Przed pierwszym użyciem nowa kasa fiskalna online musi zostać zafiskalizowana przez uprawnionego do tego serwisanta. Dodatkowo informacja o fiskalizacji jest automatycznie przekazywana do repozytorium, co oznacza, że użytkownik kasy nie musi samodzielnie zgłaszać tego faktu.
Różnice między kasami online a tradycyjnymi kasami fiskalnymi
Kasę fiskalna online obsługuje się niemalże identycznie jak standardowe urządzenie. Największe zmiany dotyczą zautomatyzowania pewnych czynności, co sprawia, że nie wymagają one udziału użytkownika. W przeciwieństwie do tradycyjnych kas, urządzenia online dzięki podłączeniu do sieci, w sposób ciągły oraz zautomatyzowany przesyłają dane o transakcjach oraz zdarzeniach do CRK. Ponadto aktualizacja takich kas pobierana jest automatycznie i zdalnie z serwera producenta. Kasy fiskalne online w odróżnieniu od standardowych kas zapisują kopie drukowych dokumentów w wewnętrznej pamięci urządzenia, a dostęp do nich ma jedynie autoryzowany serwis kas. W przypadku kas starego typu kopie te zapisywane są na nośniku danych bądź na drugiej rolce papieru kasowego.
Dodatkowo kasa online bezproblemowo współpracuje z terminalem płatniczym poprzez ujednolicony protokół komunikacyjny, który łączy oba urządzenia. Ponadto użytkownik kasy online na etapie fiskalizacji automatycznie uzyskuje numer ewidencyjny, co oznacza, że nie musi składać do Urzędu Skarbowego zgłoszenia danych dotyczących kasy fiskalnej. Kasy te posiadają również w standardzie opcje wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie, a także możliwość generowania e-paragonów, które można przesyłać klientom w formie elektronicznej.
Jakie zmiany wchodzą od 01.07.2021 r.?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. zbliża się kolejny termin wymiany tradycyjnych kas rejestrujących starego typu na bardziej nowoczesne kasy fiskalne online. W związku z pandemią koronawirusa terminy wprowadzenia kas online zostały przesunięte o pół roku. I tak trzeci etap wymiany kas, który pierwotnie był zaplanowany na 1 stycznia 2021 r. został przesunięty na dzień 1 lipca 2021 r. Etap ten obejmuje świadczenie usług fryzjerskich, kosmetycznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych, a także związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej wyłącznie w zakresie wstępu.
Kasy fiskalne stanową obowiązkowy element wyposażenia każdego sklepu, czy punktu usługowego. Tradycyjne urządzenia stopniowo odchodzą do lamusa i są zastępowane nowoczesnymi kasami, które pozwalają na automatyzację oraz usprawnienie obsługi klienta. Obowiązek ich posiadania wynika z regulacji prawnych, które zostały wprowadzone w celu ograniczenia zjawiska szarej strefy.
